fbpx

SPED FISCAL – CUIDADOS DO ESCRITÓRIO CONTÁBIL

Compartilhar no whatsapp
Compartilhar no facebook
Compartilhar no twitter
Compartilhar no linkedin

Conceito

A EFD – Escrituração Fiscal Digital é de uso obrigatório para todos os contribuintes do ICMS ou do IPI, exceto Simples Nacional em alguns estados. Trata-se de arquivo digital, que se constitui em um conjunto de escrituração de documentos fiscais e de outras informações de interesse dos fiscos Estaduais e da Receita Federal.

Sendo uma obrigação da maior complexidade é importante que os escritórios contábeis estejam preparados e atentos aos efeitos desta obrigação em seus clientes.

Legislação

Convênio 143/06 (regras gerais),

Ato Cotepe 9/08 (leiaute),

Portaria CAT 147/09 (regulamentação em SP)

Criação

A Escrituração Fiscal Digital passou a ser obrigatória  em 1º de janeiro de 2009,conforme determinou o Convênio 143/06.

Certificação Digital

O arquivo que contenha a EFD deverá ser assinado digitalmente de acordo com as Normas da Infra-estrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil pelo contribuinte, por seu representante legal ou por quem a legislação indicar.

Periodicidade do arquivo – Data da Entrega

O arquivo digital conterá as informações dos períodos de apuração do imposto e será gerado dentro do prazo estabelecido pela legislação de cada unidade federada e RFB.

Como exemplo temos no estado de SP a determinação de que o arquivo digital da EFD deverá ser enviado até o dia 20 do mês subseqüente ao encerramento do mês da apuração.

Algumas informações que devem ser enviadas

  • Notas fiscais de entradas e saídas de mercadorias ;
  • Cadastros de produtos, clientes e fornecedores;
  • Inventário
  • Produção e estoque;
  • CIAP – Controle de Crédito de ICMS;
  • Informações dos postos de combustíveis;
  • Informações de importação e exportação;
  • Informações de cartão de débito e cartão de crédito;
  • Apuração do ICMS e do IPI
  • Apuração do ICMS da substituição tributária, etc.

EFD – Principais Pré Requisitos

    • Estudar e Entender a Legislação;
    • Comprometimento da direção da empresa com o projeto;
    • Adequar / Desenvolver sistemas para gerar os arquivos;
    • Capacitação das Equipes;
    • Validação Cadastral e fiscal dos Produtos, Clientes / Fornecedores;
    • Infra-estrutura preparada para suportar as gerações, validações e entregas dos arquivos. (computadores,servidores, banda larga, gerador, no-break, leitor de código de barras)

Leiaute da EFD -ICMS

Uma das principais tarefas dos obrigados à EFD é conhecer detalhadamente o leiaute.

As informações dentro do leiaute da EFD são divididas em blocos por assunto e dentro de cada um dos blocos cada assunto é dividido por registros e dentro de cada um dos registros há um espetacular detalhamento das informações.

Cada contribuinte deverá analisar cuidadosamente cada dos blocos e seus respectivos registros afim de se inteirar das novas informações solicitadas.

Exemplificativamente menciono algumas das solicitações da EFD:

CADASTROS DE CLIENTES E FORNECEDORES

A revisão destes cadastros é um ponto da maior importância visto que para que o arquivo seja validado faz-se necessário que todos os dados do cliente ou fornecedor estejam corretos tais como: Nome, CNPJ, Inscrição Estadual, endereço, código do município, etc.

CADASTRO DE PRODUTOS

A empresa deverá cadastrar todos os produtos que entram e saem da empresa e para este cadastro considerar os seguintes pontos:

  • Verificação das operações que a empresa realiza;
  • Verificação das formas de tributação;
  • Verificação dos benefícios aplicáveis;
  • Verificação das bases legais desses benefícios;
  • Verificação das situações tributárias;
  • Verificação dos CFOP´s  utilizados;
  • Verificação da natureza de operação de cada item;
  • Verificação da tributação de ICMS,IPI, PIS, COFINS;
  • Conhecer as novas tabelas de CST do IPI, PIS,COFINS;
  • Identificar o NCM de cada item comprado e vendido
  • Verificação de substituição tributária do ICMS
  • Verificação de substituição tributária do PIS/COFINS
  • Identificação do lançamento contábil de cada produto

Regras gerais de preenchimento

O Ato Cotegipe em sua totalidade é bastante extenso, contudo quero mostrar alguns trechos de registros dentro dos blocos para que seja possível formar uma idéia das informações que nos serão solicitadas.

Tabela de código da obrigatoriedade do registro

  • O = O registro é sempre obrigatório.
  • OC = O registro é obrigatório, se houver informação a ser prestada.
  • O(…) = O registro é obrigatório se atendida a condição
  • N = O registro não deve ser informado.

Perfil A e Perfil B

Cada empresa deverá preencher  a EFD seguindo um determinado perfil lá indicado. Este perfil define a forma de preenchimento de alguns registros dentro do arquivo, conforme esteja a empresa em um ou em outro perfil as informações serão mais detalhadas em determinados registros. O perfil A e mais detalhado que o perfil B.

Erros frequentes no envio do Sped Fiscal

Utilização do código de produtos do fornecedor

Cadastro desatualizado no sistema do escritório

Cadastro do escritório diferente do cadastro do cliente

Não preenchimento de informações obrigatórias

Informações de inventário incorretas

Informações de produção e estoque incorretas

Falta de informações de cartão de crédito

Pontos positivos do SPED Fiscal

  • Redução no consumo de papéis e agressão ao meio ambiente ao trabalhar com arquivos digitais
  • Simplificação do processo de escrituração fiscal através da importação de arquivos digitais
  • Facilidade na análise de dados através dos relatórios oferecidos pelo Sped Fiscal

Pontos de atenção trazidos pelo Sped Fical

  • Facilitou o processo de fiscalização da empresa
  • O fisco pode fazer cruzamentos entre as informações dentro do Sped em busca de inconsistências
  • O fisco pode fazer cruzamentos com outras obrigações (ECD, ECF, EFD-CONTRIBUIÇÕES) em busca de inconsistências
  • Ficou mais fácil para o fisco auditar o inventário e estoque

Orientações para os clientes do escritório contábil

  1. Realizar treinamento para entender a profundidade do assunto
  2. Verificar adequação do sistema
  3. Se não possui sistema deve providenciar
  4. Os produtos fabricados devem possuir ficha técnica
  5. O cadastro de produtos deve ser atualizado
  6. Treinar funcionários
  7. Industrialização em terceiros (como receber os dados mensais)
  8. Industrialização para terceiros (como enviar os dados mensais)
  9. Chamar fornecedores para alinhar ações
  10. Entender que escritório contábil não faz inventário nem Bloco K

Orientações para o escritório contábil

1- Encontro coletivo com os clientes

2–Reunião individual com cada cliente

3–Desvendando o inventário

4–Avaliação do sistema do cliente

5–Adequar cadastro–código do item

6–Adequar cadastro–tipo de item

7-Adequar ficha técnica dos produtos

8–Tratar a industrialização por encomenda

9–Organizar processos internos da empresa (PCP, ISO 9000)

10–Manter a organização ( preparar funcionários)

Por isso minha recomendação é para que os escritórios de contabilidade mantenham seus colaboradores e seus clientes devidamente instruídos e preparados para o cumprir de forma adequada esta obrigação que está tirando o sono de muitos empresários e contadores.

ANTONIO SERGIO DE OLIVEIRA

Consultor Tributário, Professor e Palestrante

www.tributarioexpert.com.br 

https://www.instagram.com/tributarioexpert/

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *

Recomendado só para você!
SPED FISCAL é uma obrigação que deve ser enviada pelos…
Open chat