SPED FISCAL – 7 DICAS PARA A PEQUENA EMPRESA

SPED FISCAL é uma obrigação que deve ser enviada pelos Contadores ou profissionais da área fiscal para o governo.

Nesta obrigação são enviadas todas as informações das notas fiscais de entradas e saídas da empresa, é onde é feita a apuração do ICMS e do IPI.

É sempre importante ressaltar que o Sped deve ser tratado com um cuidado especial pelo empresário. Isto por que sua abrangência vai além dos limites da contabilidade ou do departamento fiscal, não podendo ficar a cargo apenas do Contador.

Em linhas gerais posso destacar alguns pontos que merecem atenção para as empresas como um todo lembrando é claro que em cada empresa o impacto é diferente e outros pontos não abordados aqui podem ser importantes também.

O importante é o empresário começar a conhecer e tratar do assunto junto com seu Contador.

DICA 1 – A MUDANÇA É IMPOSTA PELO FISCO, NÃO PELO CONTADOR

O empresário deve entender que trata-se de uma mudança imposta pelo Fisco, pois alguns empresários acabam se revoltando contra o Contador como se ele fosse o culpado pelas novas exigências.

É necessário saber o que diz a lei, como o fisco chegou a esta lei, quais os objetivos, quais os pontos principais, onde o fisco quer chegar.

A importância deste conhecimento começa pelo dono da empresa, mas não se encerra aí, estende-se por todos os departamentos e colaboradores da empresa. Este conhecimento pode ser buscado de diversas formas e em diversas fontes tais como cursos, livros, palestras, matérias, blog, site da Receita Federal, etc.

DICA 2 – O CONTADOR É PARCEIRO DA SUA EMPRESA

Ainda nos dias de hoje encontramos algumas empresas que enxergam o Contador ou o escritório contábil como algo distante e separado do seu negócio. É muito comum quando o escritório tenta se aproximar e obter informações necessárias ao registro adequado das informações o empresário reclamar que o escritório está querendo saber demais ou atrapalhando as suas atividades. Há pouco tempo atrás a empresa se preocupava apenas com o departamento comercial (compras/vendas) deixando os outros assuntos por conta do Contador. Este modelo está sofrendo uma drástica transformação devido ao nível de detalhamento que o Fisco está exigindo das empresas com estes novos projetos.

Não dá mais para o empresário deixar tudo nas mãos do Contador, ele deve se conscientizar que conhecer e entender os efeitos e o peso dos tributos pode ser determinante para o sucesso ou fracasso de seus negócios.

DICA 3 – SABER ONDE O SPED ATINGIRÁ SUAEMPRESA

É importante identificar na empresa, além da área fiscal e contábil, quais os departamentos serão impactados pela implantação do projeto Sped.

A validação final do SPED ocorrerá no escritório porém para que isto aconteça é preciso que uma série de providencias sejam adotadas na empresa.

• Setor de Faturamento:

É o setor onde são emitidas as notas fiscais e um dos principais no que se refere ao SPED, o que faz com que a escolha deste funcionário seja muito cuidadosa.

• Setor Financeiro:

Algumas informações para alimentação do SPED serão fornecidas por este setor, com destaque para os recolhimentos do ICMS nas operações sujeitas a substituição tributária ou importação.

• Setor de Compras e Setor de Vendas

Nestes dois departamentos encontramos um dos pontos fundamentais tanto para o Sped Fiscal, Contábil, PIS/COFINS, como também para a NF-e, já que é destes setores que se originam os cadastros de fornecedores e clientes. Portanto é fundamental a colaboração deles na adequação e manutenção dos cadastros em boa ordem.

• Setor de Informática – T.I.

É necessário que cada empresa possua um sistema de gestão adequado e preparado para o controle de estoque.

Quando a empresa possuir um setor de T.I.(tecnologia da informação) este é que deverá dimensionar as necessidades da empresa promovendo a adequação necessária.

DICA 4 – AVALIAÇÃO DO SISTEMA DA EMPRESA

Empresário e Contador devem identificar as informações que a empresa deverá enviar ao SPED  avaliando se os sistemas existentes no escritório e na empresa estão entrosados para o intercambio destes dados.

DICA 5 – CADASTROS DE CLIENTES E FORNECEDORES

A revisão destes cadastros é um ponto da maior importância visto que para o arquivo ser validado faz-se necessário que todos os dados do cliente ou fornecedor estejam corretos tais como: Nome, CNPJ, Inscrição Estadual, endereço, código do município, etc.

DICA 6 – CADASTROS DE PRODUTOS/SERVIÇOS

Deverá haver um cadastro de todos os produtos/serviços que entram e saem da empresa e para este cadastro considerar os pontos mencionados a seguir. Este trabalho deve ser realizado em conjunto com o escritório para definição dos aspectos tributários do cadastro. Também é exigido no cadastro informações sobre a destinação de cada produto dentro da empresa.

• Verificação das operações que a empresa realiza;
• Verificação das formas de tributação;
• Verificação dos benefícios aplicáveis;
• Verificação das bases legais desses benefícios;
• Verificação da destinação do produto;
• Verificação dos CFOP´s utilizados;
• Verificação da natureza de operação de cada item;
• Verificação da tributação de ICMS, IPI, PIS, COFINS;
• Conhecer as tabelas de CST do ICMS, IPI, PIS, COFINS;
• Identificar o NCM de cada item comprado e vendido
• Verificação de substituição tributária do ICMS
• Verificação de substituição tributária do PIS/COFINS
• Identificação do lançamento contábil de cada produto

DICA 7 – CONTADOR E EMPRESÁRIO JUNTOS NO PROJETO SPED

É fundamental a participação do dono (ou direção) da empresa neste assunto.

Como vimos, o alcance dos efeitos do projeto Sped vai muito além dos departamentos fiscal e contábil como é comum acontecer nas diversas alterações legais que o Fisco promove freqüentemente.

Neste caso quase toda a empresa será atingida.

As orientações acerca da implantação e manutenção do SPED dependem do Contador e sua equipe, por isso é crucial que os funcionários da empresa sigam à risca as orientações deste profissional e só com o apoio do empresário é que o Contador terá respaldo para promover as modificações necessárias.

Contador e Empresário devem caminhar juntos no projeto SPED.

ANTONIO SERGIO DE OLIVEIRA

Consultor Tributário, Professor e Palestrante

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