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10 DICAS IMPORTANTES NA HORA DA ENTREGA DE SEUS SPEDS

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(Por: Osmair Marangne)

Neste texto trouxe 10 dicas que vão lhe ajudar e muito na entrega de seus SPEDs, assim como, todas as obrigações assessórias correlacionadas ao mesmo, vamos lá!?

1 – Conversão de código de produtos.

Para que consiga entregar as obrigações correlacionadas ao SPED é muito importante, em inúmeras delas, que os códigos de produtos em seu sistema fiscal estejam com o equivalente número que é apresentado no sistema ou nos controles de seus clientes, uma vez que na entrega de obrigações com ECF, BLOCO K, BLOCO H, o que conta é o cadastro de produtos de seus clientes, não o do escritório contábil ou mesmo o do fornecedor de seu cliente.

Ocorre que muitas vezes com a importação automática de notas fiscais, o código utilizado no cadastro dos produtos dentro do sistema contábil acaba sendo o mesmo do fornecedor do seu cliente, e isso causa inúmeros erros no estoque e por sua vez no inventário, resultado? Os SPEDs não batem e com isso, muitas vezes os programas da RFB, ficam solicitando ajustes para o envio correto. Quando isso acontece ainda não é tão ruim, o problema mesmo é quando estes programas da RFB, não validão direito e um erro é enviado a RFB, neste caso seu cliente já está sujeito a penalidades previstas.

O correto e o mais assertivo a se fazer é realizar um cadastro no sistema contábil tal qual o cadastro que seu cliente tem em seu sistema e com as entradas e saídas de produto sempre bater o estoque e analisar direitinho se o sistema contábil está equalizado com o sistema de gestão empresarial utilizado pelo seu cliente.

2 – Destinação do item

Os produtos que seu cliente compra, são para:

  1. Revenda?
  2. Usar internamente?
  3. É matéria prima?
  4. É insumo?
  5. Está relacionado direta ou indiretamente a produção?

Realmente não é fácil, o fato é que os fornecedores deveriam, ao vender, colocar a destinação correta no produto, e os departamentos responsáveis, ao receber a mercadoria configurar corretamente no sistema de gestão, assim como, nos sistemas contábeis, mas…

Enfim, não é isso que acontece, então atualmente encontramos muitos contadores que, sem saber da destinação correta do produto, acabam tendo em seus sistemas contábeis a destinação apontada pelo fornecedor de seus clientes, ou seja a destinação dada ao produto por parte do fornecedor, quando o correto é escriturar as transações dentro do sistema contábil com a destinação correta para o produto dentro da empresa cliente da contabilidade.

Um agravante para esta situação é o fato do que seu cliente pode comprar produtos que servem tanto para revenda com para uso e consumo.

Exemplo:

Atualmente as farmácias, mercados e outros comércios, compram álcool em gel para revenda em seus estabelecimentos, porém muitos usam parte deste produto para uso e consumo em seus comércios, devido as novas diretrizes apontadas pela organização mundial de saúde. Ocorre que quando adquirido estas caixas e mais caixas de álcool em gel, a nota de saída do fornecedor acaba virando nota de entrada nos comércios e quando dada a entrada no sistema na maioria das vezes, erroneamente, os Códigos de produtos, os CFOPs e os CSTs assim como outras informações, vão para o sistema gerencial do comércio com as informações da nota de saída do fornecedor, o que é um erro, pois ali consta as informações e destinações do fornecedor para aqueles produtos, no comercio, principalmente neste exemplo a uma serie de configurações e variáveis que devem mudar, para condicionar corretamente a destinação dada ao produto dentro da farmácia, mercado, assim como em outros comércios.

Então se determinado comercio comprou 10 caixas de álcool, 2 serão destinadas para uso e consumo e 8 serão destinadas a revenda.

É importante segmentar a escrituração desta nota, o fornecedor neste caso em especifico, enviará a nota assim:

– Nota fiscal número 00012, quantidade de itens 1 – álcool em gel – 10 caixas.

Então nesta nota teremos apenas 1 item que é o álcool em gel, porém 10 caixas, resultado, o CFOP e o CST é sempre o mesmo para as 10 caixas de álcool em gel.

Uma prática muito comum no mercado contábil é escriturar tudo com uma única destinação e por obvio no caso a destinação dada as 10 caixas é a de revenda, porém esse trabalho gera custos que o cliente da contabilidade não teria, pois 2 destas 10 caixas serão utilizadas internamente o gera um desconto nos impostos desta empresa, mas são pouquíssimas empresas que conseguem destinar corretamente neste nível de detalhe. O resultado é que o cliente da contabilidade acaba recolhendo mais impostos do que deveria.

3 – Segmentação por item da nota

Dentro da mesma nota você pode encontrar itens adquiridos para uso e consumo, para industrialização, para beneficiamento, revenda ou mesmo insumos.

O fato é que se o item não enquadrado, operações de compra e destinação correta, seja ela qual for, o cliente da contabilidade pode acabar recolhendo mais de que devia ou sonegando sem saber.

4 – Segmentação por CFOPS do item da nota.

No item anterior falamos sobre a segmentação em produtos em itens da nota fiscal de compra e vendas de mercadoria, neste item vamos falar um pouco sobre a segmentação sobre serviços.

Ocorre que inúmeros tipos de prestação de serviço trazem consigo a possibilidade de segmentação da nota, por exemplo é o que ocorre com empresas de publicidade e propaganda.

Quando a SOBIT contrata serviço de uma empresa de publicidade e propaganda para a realização de um evento, aquela empresa que dá toda assessoria para SOBIT gera um orçamento de R$ 100.000, deste valor apenas 5% fica com a empresa de publicidade e propaganda, todos os outros 95% viram repasse para outros fornecedores e esta, é uma prática muito comum.

Então quando a nota da empresa de publicidade e propaganda chega no escritório de contabilidade ela deve ser segmentada para o devido destaque de impostos.

Veja em 2020 patrocinamos o evento “Marketing Contábil Summit 2020”, todo o evento foi organizado pela equipe do Anderson Hernandes, mas mesmo assim, o espaço para a realização foi um hotel, os stands foram montados por uma outra empresa especializada, assim com o coffee break e outras inúmeras coisas, camiseta, itens promocionais, crachás e por ai vai.

Mesmo sendo muito competente não foi tudo o Anderson e sua equipe de fez tudo, isso é óbvio, mas a SOBIT recebeu apenas uma nota com o valor total do patrocínio, por óbvio também entendemos que quando da escrituração desta nota houve sim uma segmentação para destacar apurar os impostos da parte da agência responsável pelo evento, pois seria errado e não faria sentido a agência recolher imposto sobre o todo uma vez que houve repasse de valores para as inúmeras empresas envolvidas naquele evento.

Diga-se de passagem, foi um sucesso e em 2021 estaremos juntos novamente!

5 – Conversão de unidade de medida

É muito simples, você compra Coca-Cola de 2 litros para vender em seu estabelecimento, a indústria Coca-Cola, assim como suas distribuidoras, coloca na nota de saída: 1 PCT Coca-Cola.

Porém ao chegar em seu mercado, você deve naturalmente dar entrada de 6 Coca-Cola de 2 litros.

Isso é muito comum no mercado, com isso existe uma série de exemplos, como: fio, cano, ferro, kit de peças de carros.

Você pode comprar um rolo de fios, muitas vezes até por Kg e vende por metro, rolo de placa de metal/aço e vender por metro², também pode comprar barras e barras de cano e vender por metro, pode comprar um carro inteiro destinado ao desmonte e vender peça à peça, derreter a carcaça e revender o ferro para a indústria como matéria prima de reuso.

O comerciante varejista compra de caixas, lotes, fardos, paletes fechados e vende unitariamente, com certeza na hora de escriturar uma atenção fora do normal é muito importante, caso contrário não há SPED que feche e o validador vai ao delírio…(risos)

6 – Segregação de receita

Muitas empresas clientes das contabilidades brasileiras possuem mais de um tipo de atividade (por exemplo, venda de mercadorias e prestação de serviços), deverá segregar (ou seja, separar) o faturamento (receitas) de acordo com a espécie de transação, pois poderá haver tributos e alíquotas distintas para cada uma delas.

Um exemplo muito comum é o vidraceiro que vende o box de banheiro, mas também instala o mesmo.

Duas notas devem ser geradas uma do box em si e outra da montagem do box no banheiro do cliente.

Tanto a venda do box como a prestação de serviço para instalação do box, têm tributações totalmente diferentes, por exemplo em uma temos a incidência de ICMS, já na prestação de serviço temos o destaque de ISS, assim como outras regras dada a legislação fiscal atual.

Uma das grandes discussões é sobre o ISS que é devido no município da Vidraçaria ou no munícipio do cliente onde o vidro foi instalado?

7 – Integração sobre serviços tomados e soluções que existem no mercado

Serviços tomados sempre foram e ainda serão por muitos anos a pedra no sapato das contabilidades brasileiras, diferente das notas de entrada e saída e muito mais complicado do que as notas de cupom fiscal, que ficam sob o estado, as notas de serviço tomado são de gestão dos munícipios e ai existe uma verdadeira guerra, justamente pelo ISS devido.

Veja, em um município como o de São Paulo, existem empresas que tomam serviço pelo Brasil inteiro, arrisco dizer que pelo mundo todo. Pois bem muitos destes serviços são prestados remotamente, outros são localmente e por aí vai, a questão é para quem devemos recolher o ISS?

Atualmente uma prefeitura não deixa claro a outra quais os serviços que foram tomados ou mesmo prestados, pois isso poderia gerar uma guerra fiscal, assim como acontece com o ICMS, porém ao invés de 26 estado, mais o Distrito Federal, a guerra envolveria mais de 5.570 municípios.

Você já imaginou o tanto de imposto que a prefeitura de São Paulo deixa de recolher ou recolhe sem ter direito? Pois na cidade de São Paulo também temos muitas empresas prestando serviço em outros municípios e recolhendo ISSQN em São Paulo!

Um sistema centralizado para serviço prestado e tomado resolveria este ponto e até já temos um exemplo bastante interessante, mas não sei por que não evolui para os demais municípios.

Sim estou falando da notas fiscal de serviço eletrônica utilizada pelo distrito federal, lá não temos uma prefeitura e a nota de serviço segue quase que as mesma diretrizes da nota de entrada e saída de mercadoria, então seria muito simples fazer com todo os municípios utilizassem este mesmo sistema para emissão de suas notas ficais, pronto ficaria tudo padronizado e em um único lugar, mas…

Até lá vamos desenvolvendo integração com inúmeros sistemas mesmo, a SOBIT atualmente já integra mais de 2500 prefeituras em todo território nacional, tanto para emissão de notas quanto para obtenção de notas ficais de serviço prestado, já no tomados estamos com cerca de 1000 prefeituras integradas, das mais variadas formas, por arquivo, via webservice e outros.

A prefeitura que mais evoluímos quando o assunto é integração sobre notas de serviço prestado e tomado, é a prefeitura de São Paulo, onde com o certificado, apenas o certificado do contador, conseguimos consultar notas de serviço prestado, tomado dentro e fora do município.

Muitas outras prefeituras também estão no caminho de notas de serviço prestado e tomado, mas a grande maioria delas, só conseguem disponibilizar a consulta sobre notas de serviço tomados dentro do próprio município.

A SOBIT desenvolveu inúmeras soluções e atualmente consegue entregar para o contador notas de serviço tomado de inúmeros municípios, mesmo quando o cliente da contabilidade toma serviço de fora de seu município, neste serviço já temos aproximadamente 800 prefeituras.

8 – Auditoria de movimentação fiscal, escriturado no escritório versos escriturado pelo cliente versos escriturado pelo fisco

Uma dúvida muito comum entre os contadores e analistas fiscais é, será que escriturei todas as notas, será que escriturei corretamente todos os itens de cada nota?

Pois é a SOBIT também tem se questionado muito sobre isso e para resolver este problema estamos com um projeto pilo rodando em alguns clientes que compara o que está escriturado no sistema contábil, com o que está escriturado no SOBIT, com o que está na RFB.

O resultado, vocês contadores mais céticos, já devem saber, sim há inúmeras divergências nos pilotos que estamos rodando, uma serie de documentos escriturados automaticamente sem destinação correta empresas prestadoras de serviço com produtos escriturados para revenda, e estoques gigantescos, tudo precisando de atenção de um trabalho enorme de elisão fiscal.

A Elisão fiscal nada mais é do que uma prática comum na contabilidade que permite adequar uma empresa ao formato mais vantajoso de pagamento de impostos, sem que para isso cometa qualquer ilegalidade. A sua forma clássica atende também pelo nome de planejamento tributário, momento no qual é definido o regime adotado para o recolhimento dos tributos, assim como, o cadastro correto dos itens, dos produtos e a forma correta de compra e venda, ou mesmo industrialização.

9 – Configuração correta da base para uma boa entrega das obrigações assessorias

A essa altura e depois de anos entregando SPED, você já deve saber que uma base  de produtos, estoque, assim como, transações bem realizadas e corretamente escrituradas, lhe dão uma enorme vantagem e tranquilidade na hora de entregar o SPED, mas este não é nem de longe o cenário atual da empresas brasileiras, o que também não é nenhuma novidade.

Porém como tudo na vida existe o lado ruim e o lado bom, o bom do mercado estar assim é que inúmeras empresas precisam de um especialista fiscal para corrigir e manter correto sua base, seus cadastros e suas transações, o que abre portas para prestação de serviço sobre consultoria fiscal.

O fato é que o contador precisa se livrar de processos onerosos em sua estrutura, em sua empresa contábil, para que possa aproveitar oportunidades como esta e prover aos seus clientes mais valor agregado principalmente sobre os fatos geradores, pois é lá que toda contabilidade começa.

Se não existir nota de compra, se não existe nota de venda, se não existir movimentação financeira, fiscal e pessoal, se não existir nenhum fato gerador, não há o que escriturar.

O fato gerador do tributo é a ocorrência, em si, que traz à tona a exigência do respectivo ônus para o contribuinte.

A lei descreve situações que, ao ocorrerem na vida real, fazem com que se fixe o momento do nascimento da obrigação tributária.

Essa definição, contida na lei, das hipóteses em que o tributo incide ou em que o tributo deva ser cobrado, que denominamos de fato gerador da obrigação tributária.

O fato gerador é, assim, a situação de fato, prevista na lei de forma prévia, genérica e abstrata, que, ao ocorrer na vida real, faz com que, pela materialização do direito ocorra o nascimento da obrigação tributária, seja esta principal ou acessória.

10 – Equiparação de estoque e atualização de inventário

Um trabalho muito árduo e não muito incomum, de um lado temos o cliente da contabilidade que por longos períodos compra, vende, perde, doando, revendendo, transforma, beneficia e por ai vai, sem uma conexão muito forte com a contabilidade, acaba ocorrendo que, o que está no sistema da empresa não é nem de perto o que está no sistema da contabilidade, que por sua vez vai entregar o SPED, pois bem o que esperar da entrega se analisarmos diretamente o BLOCO K, BLOCO H e outros…

Sim um monte de alertas no validador e mais um cliente da contabilidade sujeito a multas e sanções previstas em lei.

Em conversa muitos contadores, muitos dizem que o SPED na maneira que ainda está possibilita a RFB, fechar quase que 70% a 80% das empresas brasileiras.

Em outras palavras se a RFB resolver não fazer mais vista grossa, um monte de empresa fecha.

A burocracia, as leis, e os processos de escrituração fiscal atual, assim como a carga tributária, deixam claro que vivemos em uma espécie de manicômio jurídico e fiscal, encontrado no modelo atual, contribui para que o empresário esteja sempre a mercê, mesmo que seja o mais bem intencionado possível, é quase impossível o empresário brasileiro não sonegar sem saber ou recolher mais impostos do que o devido.

Processos como recuperação tributária tem ajudado, mas com o advento da CBS também devem no futuro cair por terra.

O processo de recuperação tributária, também deve ser muito bem feito, do contrário, pode estar acendendo algumas luzes na RFB e cedo ou tarde terá que responder, por isso, caso decida recuperar imposto procure um contador, não contrate qualquer esperto que passar em sua porta!

Autor: OSMAIR MARANGNE – CEO na SOBIT | Empresa especializada em Automação de Rotinas Contábeis.

Consultor Tributário, Professor e Palestrante 

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